Studie proveditelnosti / Feasibility study

• Datum zpracování: 27.2.2011
• Prezentace

• Posouzení uskutečnitelnosti variant řešení definovaného problému
  • definice třech variant řešení definovaného problému včetně jejich slabých míst a nákladů na každou variantu
  • návrh postupu řešení u každé z variant
  • porovnaní každé z variant se současným stavem (nedochází ke změně)
  • definovat dvě rizika realizace u každé z variant
  • výběr varianty, která bude realizovaná
  • východiskem jsou závěry předchozího cvičení

• Tomas Borovicka varianta řešení - komerční řešení
• Ales Hubl varianta řešení - vlastní vývoj
• Vladimir Riha varianta řešení - opensource
• Vaclav Podlipny varianta řešení - doplnky MS Outlook
• Tomas Zeman hodnoceni a korektura řešení

• Nalezení nejlepšího řešení pro zavedení jednotného SW pro řízení projektů a procesů ve firmě - projekt TaskManager.

• popis projektu, cílových skupin, cílů projektu a stávajícího stavu viz Popis projektu.

Cesta vlastního vývoje aplikace je první, která se nabízí. Její hlavní výhody tkví v stoprocentním pokrytí požadavků a naprosté kontrole nad funkcionalitou.

Zákazník má možnost požadovat téměř cokoliv, pokud to pro něj bude finančně dostupné. To je totiž hlavní problém vlastního vývoje - vysoká cena.

Toto řešení by vyžadovalo nejvíce času ze všech uvažovaných variant. Jako základní kámen sice lze využít již hotové komponenty a know-how naší firmy, ale i tak vývoj nového software vždy trvá poměrně dlouho. Zejména důkladné testování a ladění.

1. Přesný sběr požadavků na aplikaci
2. Formální specifikace
3. Výběr technologií a komponent
4. Návrh systému
5. Vlastní implementace
6. Průběžné konzultace se zákazníkem
7. Důkladné testování (průběžně)
8. Finální prezentace
9. Nasazení systému
10. Školení zaměstnanců firmy
11. Technická podpora

• 100% pokrytí požadavků
• Podpora přímo od naší firmy
• Možnost přidání další funkcionality

• Vysoká cena
• Dlouhá doba vývoje

• Vlastní vývoj aplikace: 120 mandays - 1000Kč/h = 960 000 Kč
• Roční podpora: 20 000 Kč
• Celkem: 980 000 Kč

• Špatný odhad délky a ceny vývoje - vzůst nákladů
• Nečekané problémy při vývoji software - prodloužení doby vývoje

Podobně jako při zavedení komerčního software, by po zavedení systému vzniklo centralizované zadávání ůkolů, plná kontrola a možnost vyhodnocení dat nad celou firmou.

Existuje množství softwaru, které do jisté míry umožňují správu úkolů. Velká většina z nich je bohužel úzce zaměřena na IT projekty.

Opensource aplikace jsou založeny na různých platformách, takže bychom si mohli vybrat tu, která by pro naše zadání vyhovovala nejlépe. Hlavním kladem řešení postaveného na opensource je fakt, že opensource je zdarma. Není třeba platit licenční poplatky, zdrojový kód je dostupný pro jeho úpravy dle konkrétních potřeb. Lze také obvykle najít množství doplňků, které jsou rovněž zdarma a často významně rozšiřují funkcionalitu. To je ale vše, co je zdarma.

U opensource neexistuje kvalitní podpora, dostupná dokumentace je často neúplná, zastaralá nebo významné části chybí. Díky tomu může být časově náročné seznámit se s neznámým systémem na takové úrovni, abychom byli schopni úspěšně implementovat projekt. Zároveň by mohly nastat problémy u některých licencí, pokud bychom chtěli komerčně prodat řešení postavené na opensource platformě.

1. Výběr opensource systému
2. Seznámení se se systémem
3. Naplánování vydávání buildů a jejich testování
4. Vlastní vývoj systémů
5. Konzultace požadavků se zákazníkem (průběžné)
6. Finální testování
7. Prezentace u zákazníka
8. Školení firmy
9. Nasazení systému
10. Technická podpora

• nižší náklady
• flexibilita opensource systémů
• využití komunity pro řešení problémů

• neznámý a málo dokumentovaný systém
• případné problémy s licensemi
• neochota zákazníka zaplatit plnou cenu - “opensource je přeci zdarma”
• odpovědnost za provoz je celá na naší firmě

• Výběr opensource systému - 2 lidé po 12hod = 24hodin práce: 5 000 Kč
• Seznámení vývojového týmu s vybraným systémem - 5 lidí po 16hod = 80hod práce: 20 000 Kč
• Dovývoj dle potřeb zákazníka: 60 000 Kč
• Základní support (telefonický helpdesk, implementace/úprava menších funkcí, aktualizace) : do 8 hodin měsíčně na 1 rok - 45 000 Kč
• Školení zákazníka: 20 000 Kč
• Celkem: 150 000Kč

• Není zaručeno pokračování vývoje opensource platformy
• Nedostatečná dokumentace může způsobit problémy s dodržením časového plánu
• Nedůvěra zákazníka k opensource

V současnosti není ve firmě jednotné řešení, s aplikací postavenou na opensource systému by se tento stav změnil.

Zadavatelská firma v současné době používá pro komunikaci převážně MS Outlook, zaměřili jsme se i na prozkoumání možností rozšíření této technologie o integraci úkolového řízení a správy času stráveného na úkolech.

Pluginů podporujících v nějaké formě úkolování v týmu existuje mnoho a některé jsou i zdarma. Bohužel většina nesplňuje požadavky týkající se správy času.

Požadavkům zadavatele nejlépe vyhovuje plugin Action Project Manager firmy OutlookSync, který je možné instalovat k MS Outlook ve verzích 2003 a 2007. Tento produkt umožňuje jednoduchým způsobem spravovat týmovou komunikaci včetně úkolů a správy odpracovaných hodin pouze s použitím mailového klienta. Plugin poskytuje přehledné zobrazení úkolů a jejich intuitivní správu, možnost členění úkolů mezi různé projekty, možnost sdílení úkolů a projektů, upozornění na změny a nacházející deadliny pomocí dialogových oken v MS Outlook a sledování stráveného času.

1. Vytvoření testovacího týmu z klíčových zástupců jednotlivých oddělení pro podporu zavedení pluginu.
2. Zakoupení licence k pluginu včetně školení pro testovací tým.
3. Nasazení pluginu pro testovací tým.
4. Zhodnocení testovacího provozu pluginu a případné upuštění od jeho nasazení v celé společnosti.
5. Školení pro celou společnost.
6. Nasazení pluginu pro celou společnost.
7. Technická podpora pro společnost.

• Nízká cena
• Zachování práce s MS Outlook při firemní komunikaci
• Aktualizace systému v ceně nákupu licence

• Nemožnost změny / rozšíření pluginu podle přání zákazníka
• Neposkytuje pokročilé zpracování a vizualizaci dat pro management
• Uložení dat v podobě xml souborů

• Nákup balíku 100 licencí: 45 000 Kč (počítá s budoucím rozšířením firmy)
• Proškolení uživatelů: 20 000 Kč
• Zajištění automatické centralizované denní zálohy lokálních XML souborů: 10 000 Kč
• Podpora zákazníka: 5 hodin měsíčně na 1 rok - 20 000 Kč
• Celkem: 95 000 Kč

• Není zaručeno pokračování vývoje projektu a možnost přechodu na novější verze MS Outlook
• Únik potecionálně citlivých dat kvůli nízkému zabezpečení lokálních XML souborů

Řešení pomocí pluginu představuje vylepšení stávajícího stavu firmení komunikace založeného na e-mailech. Přináší pracovníkům dobrý přehled o jejich úkolech a plnění těchto úkolů, ale nenabízí managementu žádné pokročilé vyhodnocení dat v měřítku celého projektu.

Jednou z možností nasazení nového systému pro úkolování je použít některé ze stávající komerčních řešení. Stejně jako u řešení opensource nemusí být nalezen optimální průnik požadavků a funkcí komerčního software. Podstatný rozdíl oproti opensource je možnost vytvoření nových funkcí a modulů na zakázku a jejich následná podpora ze strany dodavatelské společnosti.

Komerčních řešení je velké množství a je nutné vybrat takové, které maximalizuje užitek a minimalizuje náklady. Základním předpokladem jsou tuzemské, nebo slovenské společnosti a to zejména z důvodu školení a snadné komunikace. Školení a podpora jsou jedním ze základních pilířů při použití komerčního SW. Dodavatelská společnost zajistí kompletní zavedení SW do firmy od instalace přes, školení, dovývoj a následnou podporu. To umožní splnit veškeré požadavky kladené na systém, jediným limitním bodem jsou náklady vyčleněné na dovývoj systému. Použití komerčního software s možností dovývoje se svou flexibilitou blíží vývoji na zakázku ovšem s podstatným rozdílem v pořizovací ceně a zodpovědností za případné chyby SW.

1. Vytvoření testovacího týmu z klíčových zástupců jednotlivých oddělení pro podporu zavedení sw.
2. Zakoupení licence ke komerčnímu SW včetně školení pro testovací tým.
3. Nasazení základní verze systému pro testovací tým.
4. Přehodnocení požadavků na systém a definování nových.
5. Vytvoření soupisu požadavků nezbytných pro zavedení sw do celé společnosti.
6. Vytvoření harmonogramu pro plnění ostatních požadavků (plány nasazení).
7. Dovývoj a testování požadavků. (Dokoupení dovývoje)
8. Školení pro celou společnost.
9. Nasazení sw pro celou společnost.
10. Dovývoj požadavků dle harmonogramu + jejich průběžné přehodnocování.

• Relativně nízká pořizovací cena oproti vlastnímu vývoji.
• Pomoc a podpora při zavedení SW od dodavatelské společnosti (školení)
• Možnost dovývoje na zakázku.
  • Splnění všech požadavků kladených na systém.
• Podpora dodavatelské společnosti v průběhu užívání SW.

• Závislost na dodavatelské společnosti.

• Základ “krabicové řešení” splňující 75% požadavků do 100 000,- Kč (instalace + 55 licencí)
• Dovývoj na zakázku 2 000,-Kč/hod + případné slevy při použitelnosti požadavků u dalších firem. (Odhad 100 000,- Kč)
• Školení SW 20 000,- Kč
• Celkové náklady 225 000,- Kč

• Podcenění nákladu na dovývoj systému.
• Negativní přístup při dovývoji ze strany dodavatelské společnosti.

• V současné době je systém decentralizovaný, oddělení používají provizorní řešení, nebo žádná. Po zavedení systému bude zadávání úkolů centralizované, manažeři, včetně top managementu budou schopni kontrolovat a vyhodnocovat data nad celou firmou. Uživatelé budou díky školením a podpoře schopni systém používat a využívat všech jeho výhod.

Nejvýhodnější variantou se jeví využití stávajícího komerčního řešení, které bude pouze rozšířeno o nové funkce podle požadavků zákazníka. Toto řešení je výhodné jak pro zákazníka, tak i pro firmu, která jej poskytuje – zákazník bude mít poměrně v krátké době kvalitní a nepříliš drahou aplikaci a firma dostane zaplaceno za rozšíření funkcí současné aplikace, ze které bude dále profitovat.