Popis projektu/Project Description

• TaskManager

• Tomas Borovicka
• Ales Hubl
• Vladimir Riha
• Vaclav Podlipny
• Tomas Zeman

• Identifikace projektu – definice problému
• Cílové skupiny – na koho bude mít řešení dopad
• Výchozí podmínky – popis situace, ve které se organice nachází včetně omezení
• Cíle projektu (alespoň pět cílů)

Informačním systém „Task Manager“ TM slouží k zadávání úkolů jednotlivým pracovníkům firmy včetně hromadných a opakovaných. Jeho účelem je monitorování, kontrola procesů a sběr dat pro rozhodování. Měl by umožnit řídícímu pracovníku rozdělit projekt na dílčí úlohy, sledovat jejich plnění a schvalovat odpracované hodiny.
Uživatel může mít tyto základní role: manager, pracovník, účetní, administrátor. Pracovník plní úkoly na základě zadání ze systému, vykazuje odpracované hodiny a odpovídá na případné dotazy. Jeho úkolem je také zadávat informace o své dostupnosti v kalendáři. Manager může na rozdíl od pracovníka zadávat nové úkoly, sledovat jejich odpovědi a kontrolovat včasné splnění úkolu. Manager schvaluje odpracované hodiny zadané pracovníkem. Úkoly rozděluje podle zkušenosti se zaměstnanci a podle jejich dostupnosti. Celý systém dává možnost přistupovat uživateli pouze k takovým informacím, které jsou pro něj nezbytné.

• Systém řeší správu úkolů ve firmě.
  • Zaměstnancům jsou manažerem přidělovány úkoly.
  • Úkoly lze vytvářet a rušit.
  • Úkoly mají název, prioritu a termín splnění.
  • Pod úkoly lze diskutovat a přikládat soubory.
  • Úkoly lze zaměstnancem prohlásit za splněné.
  • Úkoly lze manažerem uzavřít jako splněné či vrátit k přepracování.
  • Úkoly je možné navíc mít:
    • periodické (vytvářejí se opakovaně); pak je při jejich vytvoření doplněn název o datum a pořadové číslo pro jednodušší orientaci
    • hromadné (jsou vytvořeny pro několik uživatelů)
  • U úkolu si zaměstnanec píše odpracované hodiny.
  • Při všech událostech jsou zainteresovaní uživatelé informováni emailem.
    • Zaměstnanec je o přidělení úkolu informován e-mailem.
    • Manažer je informován při změně stavu úkolu.
    • Manažer je průběžně informován o vytěženosti uživatelů a stavu úkolů.
  • Lze vypsat seznam úkolů a jejich přidělení a stav.
    • Splněné a nesplněné úkoly jsou barevně odlišeny.
    • Seznam úkolů lze filtrovat a řadit podle přidělení, stavu, data zadání, termínu, názvu a priority.
  • Systém zasílá oznámení o změnách v projektu všem zainteresovaným osobám.
• Manažer spravuje zaměstnance.
  • Může si zobrazit jejich seznam.
  • Může je přidávat, upravovat a rušit.
  • Může si zjistit počet odpracovaných hodin (za předpokladu, že je zaměstnanci poctivě vyplňují)
  • Může si zobrazit celkové i jednotlivé prodlevy z neplněných úkolů a případně je anulovat (v případě nemoci zaměstnance apod.).
• Zaměstnanec si může zadávat svou dostupnost v práci (v kanceláři atd.).
• Každý uživatel si může upravovat své kontaktní údaje a prohlížet si je.
• Každý uživatel má přihlašovací jméno a heslo.
• Administrátor spravuje uživatele.
  • Může si zobrazit jejich seznam.
  • Může je vytvářet a mazat, může jim nastavit heslo.
• Administrátor má přístup ke statistikám zátěže serveru a logům systému.

• Systém musí být jednoduchý na obsluhu a intuitivní. KISS!
• Využije se technologie .NET Framework a MSSQL Express Edition
• Systém musí býr schopen pracovat s nízkými odezvami i s velkým objemem dat - miliony záznamů.
• Server musí být schopen zvládnout zátěž 1000 stránek za sekundu.
• Systém musí být zálohovaný a umožňovat rychlé obnovení.

• V systému jsou manažeři a jejich zaměstnanci.
• Manažer zadává úkoly, zaměstnanci je plní.
• Každý uživatel má jméno a kontaktní údaje (email, umístění kanceláře, pracovní doba).
• Každý úkol:
  • má název, datum vytvoření, termín splnění, prioritu, zadání
  • je přidělen jednomu nebo více zaměstnancům
  • může být periodicky opakován se zadanou periodou
  • je zadaný (otevřený), splněný, nebo uzavřený
• Systém poskytuje:
  • Správu zaměstnanců.
  • Organizaci práce zaměstnanců a dohled.
  • Podklady pro hodnocení zaměstnanců.

• Manažer
  • zadává úkoly, kontroluje jejich plnění
  • schvaluje odpracované hodiny
  • sleduje vytíženost a efektivitu pracovníků
  • odměňuje/trestá zaměstnance
• Zaměstnanec
  • plní úkoly
  • vyplňuje odpracované hodiny
  • upravuje si dostupnost
• Administrátor
  • přidává, upravuje a maže uživatele

Cílové skupiny jsou manažeři a zaměstnanci.

• Typicky nadřízení pracovníci zadají práci svým podřízeným a budou sledovat průběh plnění úkolu. V případě potřeby budou moci k úkolu přidávat další nebo odebírat zaměstnance.
• Zaměstnanci budou v systému sledovat, jaká práce jim byla zadána a budou nuceni měnit její stav (Nová, Práce začala, Rozpracovaná, Pozastavená…) v průběhu zpracování, nebo zadávat plánované datum dokonční (pokud není dáno předem) nebo procentuální stav splnění.
• Všichni uživatelé si budou moci nastavit např. emailové notifikace na konkrétní události. Vedoucí pracovníci si také budou moci nechat zasílat pravidelné reporty.

• Pro manažery to znamená jednak zjednodušení a zpřehlednění zadávání a kontroly úkolů, ale hlavně přehled nad prací svých podřízených, jejich vytížeností a v neposlední řadě i efektivitou práce.
• Pro zaměstnance to znamená více administrativy a lepší kontrolu jejich práce ze strany nadřízených, což může být z jejich pohledu vnímáno negativně. Na druhou stranu budou mít jasný přehled o přiřazených úkolech a jejich časových limitech. Budou mít usnadněnu komunikaci na úkolech a jasně definovaná zadání od vedoucích pracovníků.

V současné době ve firmě neexistuje jednotný systém pro správu práce a úkolů. Každé oddělení využívá různé systémy (excel, outlook, google calendar), které mezi sebou nekomunikují, nebo jen v omezené míře. Každý zaměstnanec má možnost používat emailového klienta (Outlook, Mozilla Thunderbird) a potřebnou správu vykonávají často s jeho využitím. Firma v nedávné době prodělala přechod ze systému Novell Groupwise na systém Google Apps. Ten mimo jiné poskytuje sdílené plánování pomocí kalendářů, zaměstnanci ho ale až na výjimky neumí nebo nechtějí použivat. Důvodem je také, že ho nejsou nuceni používat ze strany vedení, pro které je nedostatečný - neumožňuje schvalování ani kontrolu efektivity a reporting, a je tudíž nepřínosný. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci museli nedávno přecházet na jiný, pro ně často neznámý, software, zavádění nového programu bude pro mnohé mohlo psychicky náročné. Každý počítač je vybaven internetovým prohlížečem a bylo by dobré, kdyby i vytvořený systém bylo možné používat skrze prohlížeč. Firma má v tuto chvíli 40-50 stálých zaměstnanců. Toto číslo se může nárazově měnit (zvyšovat) o cca 10-20%, dle aktuální situace. Vzhledem ke skutečnosti, že 10 - 20% zaměstnanců pracuje z domova nebo je na služební cestě, je pro management velmi obtížné přesně sledovat, kde se kdo v dané chvíli nachází a na čem pracuje. Požadovaného efektu bohužel není možné pouze pomocí emailů docílit, avšak vzhledem k zavadenosti emailové komunikace ve firmě, je žádoucí ji v nějaké formě zachovat.