Cesta vlastního vývoje aplikace je první, která se nabízí. Její hlavní výhody tkví v stoprocentním pokrytí požadavků a naprosté kontrole nad funkcionalitou.
Zákazník má možnost požadovat téměř cokoliv, pokud to pro něj bude finančně dostupné. To je totiž hlavní problém vlastního vývoje - vysoká cena.
Toto řešení by vyžadovalo nejvíce času ze všech uvažovaných variant. Jako základní kámen sice lze využít již hotové komponenty a know-how naší firmy, ale i tak vývoj nového software vždy trvá poměrně dlouho. Zejména důkladné testování a ladění.
Podobně jako při zavedení komerčního software, by po zavedení systému vzniklo centralizované zadávání ůkolů, plná kontrola a možnost vyhodnocení dat nad celou firmou.
Existuje množství softwaru, které do jisté míry umožňují správu úkolů. Velká většina z nich je bohužel úzce zaměřena na IT projekty.
Opensource aplikace jsou založeny na různých platformách, takže bychom si mohli vybrat tu, která by pro naše zadání vyhovovala nejlépe. Hlavním kladem řešení postaveného na opensource je fakt, že opensource je zdarma. Není třeba platit licenční poplatky, zdrojový kód je dostupný pro jeho úpravy dle konkrétních potřeb. Lze také obvykle najít množství doplňků, které jsou rovněž zdarma a často významně rozšiřují funkcionalitu. To je ale vše, co je zdarma.
U opensource neexistuje kvalitní podpora, dostupná dokumentace je často neúplná, zastaralá nebo významné části chybí. Díky tomu může být časově náročné seznámit se s neznámým systémem na takové úrovni, abychom byli schopni úspěšně implementovat projekt. Zároveň by mohly nastat problémy u některých licencí, pokud bychom chtěli komerčně prodat řešení postavené na opensource platformě.
V současnosti není ve firmě jednotné řešení, s aplikací postavenou na opensource systému by se tento stav změnil.
Zadavatelská firma v současné době používá pro komunikaci převážně MS Outlook, zaměřili jsme se i na prozkoumání možností rozšíření této technologie o integraci úkolového řízení a správy času stráveného na úkolech.
Pluginů podporujících v nějaké formě úkolování v týmu existuje mnoho a některé jsou i zdarma. Bohužel většina nesplňuje požadavky týkající se správy času.
Požadavkům zadavatele nejlépe vyhovuje plugin Action Project Manager firmy OutlookSync, který je možné instalovat k MS Outlook ve verzích 2003 a 2007. Tento produkt umožňuje jednoduchým způsobem spravovat týmovou komunikaci včetně úkolů a správy odpracovaných hodin pouze s použitím mailového klienta. Plugin poskytuje přehledné zobrazení úkolů a jejich intuitivní správu, možnost členění úkolů mezi různé projekty, možnost sdílení úkolů a projektů, upozornění na změny a nacházející deadliny pomocí dialogových oken v MS Outlook a sledování stráveného času.
Řešení pomocí pluginu představuje vylepšení stávajícího stavu firmení komunikace založeného na e-mailech. Přináší pracovníkům dobrý přehled o jejich úkolech a plnění těchto úkolů, ale nenabízí managementu žádné pokročilé vyhodnocení dat v měřítku celého projektu.
Jednou z možností nasazení nového systému pro úkolování je použít některé ze stávající komerčních řešení. Stejně jako u řešení opensource nemusí být nalezen optimální průnik požadavků a funkcí komerčního software. Podstatný rozdíl oproti opensource je možnost vytvoření nových funkcí a modulů na zakázku a jejich následná podpora ze strany dodavatelské společnosti.
Komerčních řešení je velké množství a je nutné vybrat takové, které maximalizuje užitek a minimalizuje náklady. Základním předpokladem jsou tuzemské, nebo slovenské společnosti a to zejména z důvodu školení a snadné komunikace. Školení a podpora jsou jedním ze základních pilířů při použití komerčního SW. Dodavatelská společnost zajistí kompletní zavedení SW do firmy od instalace přes, školení, dovývoj a následnou podporu. To umožní splnit veškeré požadavky kladené na systém, jediným limitním bodem jsou náklady vyčleněné na dovývoj systému. Použití komerčního software s možností dovývoje se svou flexibilitou blíží vývoji na zakázku ovšem s podstatným rozdílem v pořizovací ceně a zodpovědností za případné chyby SW.
| Řešení | Náklady | Splnění požadavků | Rizika | Zhodnocení |
|---|---|---|---|---|
| OpenSource | ∼ 150 000 Kč | 100% (s dodatečným vývojem) | střední | Středně vysoké náklady a splnění požadavků zákazníka, ale kvůli licencím bude další příjem prakticky jen z podpory zákazníka |
| Doplněk pro mailového klienta | ∼ 95 000 Kč | 75% | nízká | Nízké náklady a rychlý vývoj, ale chybí podpora pokročilých funkcí a nebudou pokryty všechny požadavky zákazníka |
| Vlastní vývoj | ∼ 908 000 Kč | 100% | vysoká | Zdlouhavý a velmi drahý vývoj s velkými riziky. Ani přesto, že pokryje přesně požadavky zákazníka, se nevyplatí. |
| Komerční řešení | ∼ 225 000 Kč | 100% (s dodatečným vývojem) | střední | Ideální a nepříliš drahé řešení s poměrně rychlým vývojem (podle požadavků) a pokrytím všech požadavků zákazníka. |
Nejvýhodnější variantou se jeví využití stávajícího komerčního řešení, které bude pouze rozšířeno o nové funkce podle požadavků zákazníka. Toto řešení je výhodné jak pro zákazníka, tak i pro firmu, která jej poskytuje – zákazník bude mít poměrně v krátké době kvalitní a nepříliš drahou aplikaci a firma dostane zaplaceno za rozšíření funkcí současné aplikace, ze které bude dále profitovat.