Informačním systém „Task Manager“ TM slouží k zadávání úkolů jednotlivým pracovníkům firmy včetně hromadných a opakovaných. Jeho účelem je monitorování, kontrola procesů a sběr dat pro rozhodování. Měl by umožnit řídícímu pracovníku rozdělit projekt na dílčí úlohy, sledovat jejich plnění a schvalovat odpracované hodiny.
Uživatel může mít tyto základní role: manager, pracovník, účetní, administrátor. Pracovník plní úkoly na základě zadání ze systému, vykazuje odpracované hodiny a odpovídá na případné dotazy. Jeho úkolem je také zadávat informace o své dostupnosti v kalendáři. Manager může na rozdíl od pracovníka zadávat nové úkoly, sledovat jejich odpovědi a kontrolovat včasné splnění úkolu. Manager schvaluje odpracované hodiny zadané pracovníkem. Úkoly rozděluje podle zkušenosti se zaměstnanci a podle jejich dostupnosti. Celý systém dává možnost přistupovat uživateli pouze k takovým informacím, které jsou pro něj nezbytné.
Cílové skupiny jsou manažeři a zaměstnanci.
V současné době ve firmě neexistuje jednotný systém pro správu práce a úkolů. Každé oddělení využívá různé systémy (excel, outlook, google calendar), které mezi sebou nekomunikují, nebo jen v omezené míře. Každý zaměstnanec má možnost používat emailového klienta (Outlook, Mozilla Thunderbird) a potřebnou správu vykonávají často s jeho využitím. Firma v nedávné době prodělala přechod ze systému Novell Groupwise na systém Google Apps. Ten mimo jiné poskytuje sdílené plánování pomocí kalendářů, zaměstnanci ho ale až na výjimky neumí nebo nechtějí použivat. Důvodem je také, že ho nejsou nuceni používat ze strany vedení, pro které je nedostatečný - neumožňuje schvalování ani kontrolu efektivity a reporting, a je tudíž nepřínosný. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci museli nedávno přecházet na jiný, pro ně často neznámý, software, zavádění nového programu bude pro mnohé mohlo psychicky náročné. Každý počítač je vybaven internetovým prohlížečem a bylo by dobré, kdyby i vytvořený systém bylo možné používat skrze prohlížeč. Firma má v tuto chvíli 40-50 stálých zaměstnanců. Toto číslo se může nárazově měnit (zvyšovat) o cca 10-20%, dle aktuální situace. Vzhledem ke skutečnosti, že 10 - 20% zaměstnanců pracuje z domova nebo je na služební cestě, je pro management velmi obtížné přesně sledovat, kde se kdo v dané chvíli nachází a na čem pracuje. Požadovaného efektu bohužel není možné pouze pomocí emailů docílit, avšak vzhledem k zavadenosti emailové komunikace ve firmě, je žádoucí ji v nějaké formě zachovat.
| Váha | Cíl | Měřitelná interpretace cíle | Metrika | Indikátor dosažení cíle | Způsob měření | Zodpovídá |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 50% | Zavést jednotný systém pro správu úkolů | - | - | ANO | - | PM |
| 20% | Systém bude splňovat všechny požadavky na něj kladené | Systém bude v průběhu vývoje procházet testy (akceptační, systémové…) | M=( předávací protokol ) | ANO | Pravidelně v průběhu celého vývoje | PM |
| 10% | Zvýšení produktivity práce | Subjektivní. | 1 – nižší 0% 2 – spíše nižší 25% 3 – podobná 50% 4 - spíše vyšší 75% 5 - vyšší 100% | M>=3 | Ústně nebo písemně - při ukončení jednotlivých fází/aktivity. | PM |
| 10% | Systém bude k svému chodu potřebovat pouze již používaný sw | Systém lze ovládat např. pomocí internetového prohlížeče | M=( předávací protokol ) | ANO | Při uzavření projektu | R2 |
| 5% | Systém do jisté míry zachová stávající procesy ve firmemní komunikaci | Systém bude zasílat upozornění na události na email | M=( předávací protokol ) | ANO | Pravidelně v průběhu celého vývoje | PM |
| 5% | Spokojenost zaměstnanců | Subjektivní. | 1 – velmi nespokojen 0% 2 – spíše nespokojen 25% 3 – ani tak ani tak 50% 4 - spíše spokojen 75% 5 - velmi spokojen 100% | M>=3 | Ústně nebo písemně po nasazení kompletního systému. | PM |